[서울파이낸스 박시형 기자] 3월 정기주주총회 시즌 소집통지서와 배당통지서 등 각종 주주 대상 우편물이 번거로웠다면 한국예탁결제원 증권대행 홈페이지에서 '통지서 수령거부'를 신청하면 된다.
17일 예탁원은 2022년 7월 증권대행 홈페이지를 개설해 주주들을 대상으로 주식 관련 비대면 서비스를 제공하고 있다고 밝혔다. 주주의 내방에 따른 불편과 비용을 최소화하고, 기존 대면 업무를 페이퍼리스(paperless) 방식으로 전환해 ESG 경영을 실천하기 위한 취지다.
예탁원의 '통지서 수령거부 신청'은 주주들이 회사로부터 받는 주주총회 소집통지서, 배당통지서 등 각종 통지서의 수령을 거부하는 서비스다.
PC 또는 모바일(휴대폰·태블릿PC 등)로 증권대행 홈페이지의 해당 메뉴에 접속해 휴대폰·아이핀 등 본인인증을 거친 뒤, 수령거부 대상 통지서를 선택하고 '신청등록'을 클릭하면 된다.
신청 결과는 등록한 휴대폰과 이메일로 안내된다. 증권대행 홈페이지에서는 통지서 수령거부 외에도 △소액주식교부 신청 △소액대금지급 신청 △현금배당금 조회 △권리자 주소변경 신청 △주식 찾기 △상속인 금융거래 조회 등 7가지 비대면 서비스를 제공하고 있다.
다만 증권대행 홈페이지의 서비스 대상은 예탁원을 명의개서대리인으로 선임한 회사에 한정된다. 국민은행이나 하나은행을 명의개서대리인으로 지정한 회사의 통지서는 이 홈페이지에서 수령거부를 신청할 수 없다.
이에 주주들은 서비스 신청 전 세이브로 '기업→기업기본정보' 메뉴에서 해당 회사의 명의개서대리인을 먼저 확인해야 한다.
신청 시점도 고려해야 한다. 수령거부 신청은 신청일 익일에 처리가 완료되지만, 발행회사가 통지서 인쇄 작업에 착수하기 전까지 처리가 끝나야 해당 통지서를 받지 않는다.
12월 결산법인은 통상 2월 중 통지서 발송 준비를 시작하는 만큼, 내년 3월 정기주총 우편물을 받지 않으려면 늦어도 1월 말까지는 신청을 마치는 것이 안전하다. 주총 직전에 신청하면 이미 인쇄가 끝나 우편물 발송을 거부할 수 없다.
종이 통지서 발송은 오랜 기간 비용과 자원 낭비 문제로 지적돼 왔다. 상법 제363조는 주주총회 소집 시 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하도록 규정하고 있다. 하지만 실무적으로 '주식 매매 시 개별 주주의 동의 및 제도'에 대한 정비가 필요하기 때문에 현재까지 전자문서 발송을 채택한 사례는 없다.
지난 2016년부터 2024년 8월까지 명의개서 대행기관이 약 9년간 종이 통지서 발행을 위해 지출한 금액은 1066억원에 달한다. 국회 국정감사에서 같은 기간 발송된 명의개서 통지서가 2억7820만여건으로 약 2만7820그루에 해당하는 나무를 벌목한 것과 같은 수준이라는 지적이 나오기도 했다.
개별 기업 차원에서는 삼성전자가 2023년부터 주주총회 참석장·소집통지서·주주통신문 등 우편물을 전면 전자공고로 대체해 연간 약 3500만장의 종이를 절감하고 있다.
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